Curso Excel y Access Integracion - Parte 2

Capítulo 1: Técnicas básicas de integración

Vea también: Curso de Excel y Access Inegracion - Parte 1

Otros cursos de interés: Visual Basic 2008 - PowerPoint 2010

Obtener datos de Excel en Access

 El mundo de los negocios es dividir entre los usuarios de Access y los usuarios de Excel. Los usuarios de Access tienden a ser las bases de datos pequeñas y construir aplicaciones de techie (interesados de la tecnología). Algunas personas, de otro modo, usan Excel. Si usted trabaja en la en una gran corporación, usted probablemente esté instruido en el lenguaje de Excel. Usted puede enviar incluso a la más avezada vicepresidenta una hoja de cálculo al estilo de informe y confiar en que ella sabrá qué hacer con él. Enviar a la mismas Vicepresidenta un archivo de Access e invítele a que ejecute una consulta de referencias cruzada, y usted habrá regalado su puesto a la siguiente esquina de la calle.

En pocas palabras, Excel tienen pocos que lo igualan cuando va a realizar grandes cantidades de cálculos basados en otras celdas y a continuación, presenta esa información en un ampliamente aceptable y familiar formato.  Sin embargo, como una aplicación de base de datos relacional, Access es una potente herramienta que da al usuario la habilidad de integrar diversos orígenes de datos para realizar análisis y informes que deberían ser difíciles e incluso imposibles de hacerlos en Excel. La integración de ambas aplicaciones trae lo mejor de cada uno para llevar en una plétora de análisis de negocios. Aún pocos profesionales en la corporación y en otros lugares tienen la experiencia necesaria para completar esto.

Nuestro objetivo es introducirles el poder de Microsoft Access a los usuarios de Excel de todos los niveles de habilidad. Queremos mostrarle a usted como integrando Access y Excel pueden mejorar y expandir sus capacidades en análisis de datos y informes más allá de lo que es posible solo usando Excel. Al hacerlo, usted se convertirá en un miembro indispensable del equipo con un muy raro conjunto de habilidades.

Este capítulo explorar los primeros pasos en la integración de estas dos aplicaciones de Microsoft Office para los análisis de datos. La primera sección describe las relevantes diferencias entre Access y Excel para los no iniciados en Access. Las secciones restantes incluyen un hands on lab de ejercicios en obtener datos de Excel en Access y esto seguido por Consejos y trucos acerca de cómo optimizar su nuevo rendimiento de las base de datos.

Diferencias entre Access y Excel

Antes de sumergirse en poner los datos de Excel en Access, tome una información más detallada de cada aplicación. Específicamente, usted necesita una mejor comprensión de exactamente que utilidades son de cada aplicación y como ellos son diferentes. Usted comenzará examinando diferentes categorías de hojas de cálculo en Excel.

Diferentes tipos de hojas de cálculo

No todas las hojas de cálculo son creadas igual. Intuitivamente, usted probablemente ya conocía esto. Antes de importar datos de Excel en Access, sin embargo, usted debería familiarizarse con los diferentes tipos de hojas.

AL riesgo de simplificar demasiado, las hojas de Excel (no las aplicaciones) van en tres formas fundamentales: Los informes, los archivos de datos planos y las listas indexadas. Solo los dos últimos tipos son compatibles con Access. Para asegurarse que sus datos en Excel están en el formato apropiado para ser usados en Access, debe comprender estos tres tipos de hojas.

Las hojas de Excel en formato Informe

El informe en Excel es un medio de formato y visualización de datos, a menudo hecho por los directivos u otros usuarios. Un buen informe en Excel hace juicioso el uso de espacios vacios debido al formato, resumir datos donde es apropiado, y campos de datos claramente marcados. En Excel, las hojas pueden ser ambas usadas por los datos almacenados y por los informes de datos. Una hoja en formato de informe puede hacer un buen informe, pero este no hace una buena tabla de Access. La tabla de Access son un repositorio de datos. Otros objetos de Access, como consultas, formularios e informes, necesitan referirse a los datos en sus tablas para generar resúmenes útiles e informes.

Tome, por ejemplo, la hoja en la siguiente imagen. Esta hoja hace un magnifico informe, pero no se encuentra en un formato que pueda ser importado en Access.

Para empezar, la información de regiones geográficas no tiene su propia columna. La información de Región se encuentra en la columna Tipo de tratamiento  Si usted quiere importar una hoja de Excel en Access, la hoja debe estar en una fila por un formato de columna. Esto significa que cada campo de dato debe tener su propia y única columna.

La hoja en la imagen anterior también tiene columnas y celdas en blanco en los datos. La columna C está en blanco. Adicionalmente, hay celdas en blanco en cada fila del informe. Para importar correctamente en Access, los datos deben ser contiguos, por medio de un sólido bloque sin extrañas filas o columnas.

Hay columnas que albergan más que un tipo de información. Este resultado es un poco más sutil, pero se ve más estrechas las columnas D, E y F. Cada columna nos está diciendo algo acerca del precio y algo acerca del plazo del servicio (note las etiquetas de columna que contienen información en plazo de servicio).

Un buen origen de datos para importar a Access tendría columnas que contienen un único tipo de dato.

Por ejemplo, en una tabla apropiada estas tres columnas deberían ser reemplazadas con dos columnas, una para el precio del servicio y otra para el plazo del servicio.

La hoja de Excel en formato de archivo plano

Los archivos Planos son datos repositorios organizados por columnas y filas. Cada fila corresponde a un conjunto de elementos de datos llamado un registro. Cada columna es llamada un campo. Un campo corresponde a un único elemento de dato en un registro. La siguiente imagen contiene los mismos datos como el informe en la imagen anterior en el formato de archivo plano.

Note que cada campo de dato tiene una columna y cada columna corresponde a uno y solo un elemento de dato. Además, no existe espacio extra y cada fila, o registro, corresponde a un único conjunto de información. Sin embargo, note que no existe un solo campo que identifique únicamente a un registro. De hecho, en muchos de estos registros, usted habría de especificar cuatro campos separados antes de poder identificar un único registro (Región, Tipo de tratamiento, Tipo de tecnología, Intervalo de servicio, Precio)

Tan conveniente como un archivo plano puede ser, estos no llegan a ser la manera más eficiente para almacenar datos en Access. Los archivos planos van con su propio conjunto de inconvenientes.

Los archivos planos a menudo contienen datos redundantes (que es esto, datos que son duplicados varias veces). Esto naturalmente hace innecesarios grandes conjuntos de datos.

Los archivos planos contienen columnas de datos irrelevantes. Estas columnas son típicamente contenedores de otros procesos que únicamente no quiere eliminar.

Los archivos planos a menudo contienen elementos de datos en blanco o vacios. Debido a que los archivos planos son típicamente una miscelánea de muchos objetos en una tabla de datos, no es raro tener agujeros en los datos.

Coninuará....

Vea también: Curso de Excel y Access Inegracion - Parte 3