Curso de Excel y Access Integracion - Parte 5

Capítulo 1: Técnicas básicas de Integración
Vea también: Curso de Excel y Access - Parte 4
Otros Cursos de Interés: Visual Basic 2008 - PowerPoint 2010 - OneNote 2010

Una palabra sobre la creación de claves compuestas

Alguna veces un archivo plano tiene dos o más campos que juntos identifican únicamente un registro. En estos casos necesitará crear lo que es llamado una clave compuesta. Tome la tabla mostrada en la próxima imagen, por ejemplo. Esta tabla contiene un número de factura y un número de producto. Existen valores duplicados por cada campo cuando lo observa por separado. Un representante de ventas puede haber vendido varios productos a un cliente en la misma factura. Combinar la factura y el número de producto, sin embargo, puede crear una clave primaria que es verdaderamente único por cada registro.

Si usted necesita una clave compuesta, importe sus datos sin especificar una clave en el asistente para importar hojas de cálculo. Entonces cuando su tabla es creada, vea su tabla en la vista Diseño. Cuando esté en la vista Diseño, seleccione los campos que juntos harán su clave compuesta, haga clic derecho y seleccione el icono clave principal desde el menú desplegable. Cierre la tabla y guarde sus cambios. 

La ultima pantalla del asistente para Importar hojas de calculo le pregunta a usted el nombre de su nueva tabla (vea la figura 1.14). Por defecto, el nombre de su nueva tabla es el nombre de su hoja importada, pero puede cambiar el nombre para ajustar a sus necesidades. Hasta este punto, puede hacer clic en el botón Finalizar para empezar la importación.

Nota: Es importante notar que nombrando su tabla importada con el mismo nombre como una tabla existente en su base de datos, ocasiona que Access le dé a usted una aviso acerca de sobrescribir su tabla existente. Tenga cuidado de no sobrescribir inadvertidamente en una tabla existente con una elección descuidada del nombre de tabla.

Después de que sus datos han sido importados, verá un cuadro de diálogo que le pregunta si quiere guardar los pasos de importación (vea la siguiente imagen). Esta es una nueva característica en Access 2007, permitiéndole a usted ahorrar tiempo cuando los mismos conjuntos de datos deban ser importados rutinariamente. Como puede ver en la siguiente imagen, hacer clic en el cuadro de verificación Guardar pasos de importación le permite a usted guardar sus pasos de importación como un nombre de tarea que puede ser usado cuando usted lo necesite. Para volver a llamar una tarea guardada de importación, simplemente haga clic en el botón de comando Guardar importación debajo de la ficha Datos externos en la cinta de opciones de Access.

Sugerencia: Otra manera rápida para crear una nueva tabla en Access desde Excel es arrastrando y colocándolo entre dos aplicaciones. Abra Access y Excel y organice las ventanas de modo que pueda ver ambas aplicaciones. Ahora simplemente resalte el rango seleccionado en Excel que quiera para importar y arrástrelo en Access. Usted ha creado inmediatamente una tabla de Access.

Tenga en cuenta que esta acción realmente mueve los datos desde Excel a Access. Los datos ya no estarán en Excel. Para copiar los datos en lugar de moverlos, mantenga pulsadas la tecla Ctrl en su teclado mientras arrastra desde Excel a Access.

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