Curso de Excel y Access Integracion - Parte 3

Capítulo 1: Técnicas básicas de integración

Vea también: Curso de Excel y Access Inegracion - Parte 2

Otros cursos de interés: Visual Basic 2008 - PowerPoint 2010 - OneNote 2010

La hoja de Excel en formato de lista indexada

La lista indexada es el tipo de hoja más compatible con la importación en Access. Los usuarios de Excel quienes emplean las funciones BUSCARV o BUSCARH (CONSULTARV o CONSULTARH en Office 2010) son ya implícitamente consientes del concepto de lista indexada. La referencia de lista usada en estas funciones debe siempre ser una lista indexada. Una lista indexada comparte propiedades con el formato de archivos planos en el que están contiguos y organizados por filas y columnas. Estos son diferentes en dos muy importantes formas. En primer lugar, la lista indexada contiene información acera de uno y solo un objeto. En segundo lugar, una lista indexada tiene una columna con datos no repetidos que identifican únicamente cada registro. Tome un vistazo a nuestros datos en un formato de lista indexada en la siguiente imagen.

La lista indexada mostrado aquí es todo acerca de un tema: precio del producto. El campo llamado Product Number (Número de producto) identifica únicamente cada servicio ofrecido y combinación de servicio de intervalo. Note como la información acerca de la Región, Tipo de tratamiento y Tecnología de tratamiento no existen más en esta tabla. Esto es porque el campo Product Number está ahora usado como un índice para representar estos elementos. En una adecuada estructura de diseño de base de datos, Region, Tipo de tratamiento y Tecnología de tratamiento podrían ser almacenados en sus propias listas indexadas separadas con temas centrados en cosas tales como Service Description (Descripción del servicio) y Region Hierarchy (Región Jerárquica).

Las tablas de Access

Ahora que usted ha visto que tipo de formato de datos en Excel es compatible con Access, vamos a tomar un breve vistazo a los datos de Excel que se irán a la tabla de Access. Access contienen muchos objetos que son muy útiles en manipularlos y pasando datos. La tabla es donde el dato es almacenado. Las consultas, Formularios, Informes y otros objetos de Access por ultimo referencia datos en una tabla de Access.

La tabla en Vista Hoja de datos

En los archivos de ejemplo, encontrará una base de datos de Access de ejemplo. Cuando es abierta la base de datos, ir a la cinta de opciones, seleccione la ficha Crear, y entonces haga clic en el botón de comando Tabla. Una nueva tabla similar a la que se ilustra en la imagen es activada en la vista Hoja de datos.

Usted notará como la tabla es similar a una hoja de cálculo en blanco en Excel. Ambos son organizados por filas y columnas. Al igual que con un archivo plano de Excel y listas indexadas, cada fila corresponde a un registro de datos y cada columna corresponde a un campo o un único elemento de datos dentro del registro.

Como puede imaginar, una manera para crear una tabla en Access es comenzando a ingresar datos en la vista Hoja de datos. Usted puede ingresar nuevos campos de datos ingresando datos en las celdas y pulsando la tecla Tab. Ingrese un nuevo registro pulsando Enter. Este método de entrada funcionará si usted necesita conseguir muy pequeñas listas de Excel en Access. Sin embargo, existen muchos más métodos eficientes y potentes tales como importar y vincular, los cuales exploraremos más adelante en este capítulo.

La tabla en la vista diseño

Al extremo izquierdo, al final de la cinta de opciones de Access, verá el icono Vista. Haga clic en el icono Vista y seleccione Diseño desde el menú desplegable. Después de haberlo hecho guarde y nombre la tabla, verá la vista Diseño (vea la siguiente imagen)

Aquí usted puede cambiar las propiedades de los campos en la tabla: el nombre del campo, el tipo de dato (el cual caracteriza el tipo de información que existe en el campo), y una descripción (donde puede ingresar manualmente un palabra descriptiva o una frase acerca del campo).

Diferentes tipos de datos

Diez tipos de datos pueden ser definidos en Access. Probablemente usará solo un poco de ellos. Sin embargo, esta sección incluye una breve descripción de todos los tipos en caso usted sea relativamente nuevo en Access. Los 10 tipos de datos son: Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Autonúmerico, Sí/No, Objeto OLE, Hipervínculo y Adjuntar.

Texto: Texto es el tipo de dato más común que usará en Access. Técnicamente, cualquier combinación de letras, números y caracteres es texto, incluso los espacios. Tenga en cuenta que cualquier número almacenado como texto no puede ser usado para calcularlos. Los ejemplos de números comúnmente almacenados como tipo de dato Texto son número de clientes, productos SKU (Stock Keep Unit), o números en serie. Obviamente, no debería realizar nunca algún cálculo con este tipo de números. El tipo de dato Texto es limitado a un máximo de 255 caracteres.

Memo: El campo Memo permite a usted almacenar datos de texto que exceden los 255 caracteres del campo Texto.

Número: El campo Número es un tipo de dato numérico que es realmente varios tipos de datos en una sola partida. Utilice estos tipos de datos en los campos que podrían ser resumidos u otros modificados a través de operaciones aritméticas.

Después de seleccionar el tipo de datos Numéricos en la vista diseño de la Tabla, diríjase al campo Tamaño del campo en la parte superior del menú Propiedades del campo. Seleccionar este menú le brindará a usted las siguientes elecciones. Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble, ID Replica y Decimal. El tamaño de campo más común del tipo de dato Numérico son Entero largo y Doble. Entero Largo debería ser seleccionado si los números son números enteros (no decimales). Doble debería ser seleccionado si los números decimales necesitan ser almacenados en ese campo.

 Fecha/Hora: El tipo de dato Fecha/Hora es usado para registrar el tiempo o fecha exacta que ocurren en ciertos eventos. La fecha de publicación de una transacción y el tiempo exacto de un servicio de llamados que fueron hechas son ejemplos perfectos de campos donde el tipo de dato Fecha/Hora son mayormente útiles.

Moneda: El tamaño de campo Doble del tipo de dato Numérico puede también ser usado para campos moneda, pero el tipo de dato Moneda es ideal para almacenar todos los datos que representen cantidades de dinero.

AutoNumérico: Este tipo de dato es un Entero largo que se crea automáticamente por cada nuevo registro agregado a una tabla, de modo que usted nunca ingresará datos en este campo. Autonumerico puede ser un mecanismo por el cual usted puede identificar únicamente cada registro individual en una tabla, pero lo mejor es la práctica de usar un único registro identificador que ya existe en su conjunto de datos.

Si/No: Existen situaciones donde los datos que necesitan ser representados están en un simple formato SI/NO. Aunque podría usar el tipo de dato Texto para crear un campo Verdadero/Falso, es mucho más intuitivo usar el tipo de dato nativo de Access para este propósito.

Objeto OLE: Este tipo de datos no se encuentra muy a menudo en un análisis de datos. Este es usado cuando el campo debe almacenar un archivo binario, tal como una imagen o archivo de sonido.

Hipervínculo: Cuando necesite almacenar una dirección a un sitio web, este es el tipo de dato preferido.

Adjuntar: Puede usar adjuntar para almacenar varios archivos, e inclusive diferentes tipos de archivos, en un solo campo. El campo Adjuntar es nuevo en Access 2007 y almacena archivos de datos más eficientemente que usando otros campos como Objeto OLE.

Los diferentes tipos de datos y tamaños del campo pueden ser abrumadores, pero no se preocupe. Cuando usted importe sus datos de Excel, Access seleccionará un tipo predeterminado para usted. La mayoría de las veces, el tipo de dato predeterminado es el correcto. Si no lo es, sin embargo, usted tiene la oportunidad para cambiarlo cuando importe o cuando sus datos estén ya en Access.

Continue con Excel y Access Integracion - Parte 4