Curso de Excel y Access Integracion - Parte 5

Capítulo 1: Técnicas básicas de Integración
Vea también: Curso de Excel y Access - Parte 4
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Una palabra sobre la creación de claves compuestas

Alguna veces un archivo plano tiene dos o más campos que juntos identifican únicamente un registro. En estos casos necesitará crear lo que es llamado una clave compuesta. Tome la tabla mostrada en la próxima imagen, por ejemplo. Esta tabla contiene un número de factura y un número de producto. Existen valores duplicados por cada campo cuando lo observa por separado. Un representante de ventas puede haber vendido varios productos a un cliente en la misma factura. Combinar la factura y el número de producto, sin embargo, puede crear una clave primaria que es verdaderamente único por cada registro.

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Curso de Excel y Access Integracion - Parte 4

Capítulo 1: Técnicas básicas de integraciónVea también: Curso de Excel y Access Integracion - Parte 3
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Tabla y Convenciones de Nombres de campo

Existen importantes convenciones y limitaciones cuando va a nombrar sus tablas de base de datos y campos dentro de esas tablas. El espacio máximo de un nombre de campo es 64 caracteres. Aunque usted debería darle a sus campo nombres descriptivos para aclarar que representan los campos, intente considerablemente usar menos que los limites de 64 caracteres. Además, su nombre de campo no puede incluir un punto (.), una exclamación (¡), una tilde (‘) o corchetes ([ ]).

Sugerencia: Es bueno en la práctica de no poner algún espacio en los nombres de campos o tablas. Cuando construye consultas o referencias a tablas en código VBA, los espacios en los nombres de campo pueden dar lugar a problemas. Si usted necesita indicar un espacio en su nombre de campo, use el carácter subrayado ( _ ) algunos le dicen guión bajo.

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Curso de Excel y Access Integracion - Parte 3

Capítulo 1: Técnicas básicas de integración

Vea también: Curso de Excel y Access Inegracion - Parte 2

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La hoja de Excel en formato de lista indexada

La lista indexada es el tipo de hoja más compatible con la importación en Access. Los usuarios de Excel quienes emplean las funciones BUSCARV o BUSCARH (CONSULTARV o CONSULTARH en Office 2010) son ya implícitamente consientes del concepto de lista indexada. La referencia de lista usada en estas funciones debe siempre ser una lista indexada. Una lista indexada comparte propiedades con el formato de archivos planos en el que están contiguos y organizados por filas y columnas. Estos son diferentes en dos muy importantes formas. En primer lugar, la lista indexada contiene información acera de uno y solo un objeto. En segundo lugar, una lista indexada tiene una columna con datos no repetidos que identifican únicamente cada registro. Tome un vistazo a nuestros datos en un formato de lista indexada en la siguiente imagen.

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Curso Excel y Access Integracion - Parte 2

Capítulo 1: Técnicas básicas de integración

Vea también: Curso de Excel y Access Inegracion - Parte 1

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Obtener datos de Excel en Access

 El mundo de los negocios es dividir entre los usuarios de Access y los usuarios de Excel. Los usuarios de Access tienden a ser las bases de datos pequeñas y construir aplicaciones de techie (interesados de la tecnología). Algunas personas, de otro modo, usan Excel. Si usted trabaja en la en una gran corporación, usted probablemente esté instruido en el lenguaje de Excel. Usted puede enviar incluso a la más avezada vicepresidenta una hoja de cálculo al estilo de informe y confiar en que ella sabrá qué hacer con él. Enviar a la mismas Vicepresidenta un archivo de Access e invítele a que ejecute una consulta de referencias cruzada, y usted habrá regalado su puesto a la siguiente esquina de la calle.

En pocas palabras, Excel tienen pocos que lo igualan cuando va a realizar grandes cantidades de cálculos basados en otras celdas y a continuación, presenta esa información en un ampliamente aceptable y familiar formato.  Sin embargo, como una aplicación de base de datos relacional, Access es una potente herramienta que da al usuario la habilidad de integrar diversos orígenes de datos para realizar análisis y informes que deberían ser difíciles e incluso imposibles de hacerlos en Excel. La integración de ambas aplicaciones trae lo mejor de cada uno para llevar en una plétora de análisis de negocios. Aún pocos profesionales en la corporación y en otros lugares tienen la experiencia necesaria para completar esto.

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Curso Excel y Access Integracion - Parte 1

Curso de Integración Excel y Access - Parte 1

Capítulo 1: Técnicas Básicas de Integración

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Desde Office 2000, Microsoft ha vendido la suite Office como un conjunto de aplicaciones interoperables que fácilmente permiten la integración de múltiples procesos. Para la mayoría de los usuarios, sin embargo, Office es aún una suite de aplicaciones individuales.

Excel es utilizado como hoja de cálculo para análisis e informes mientras que Access es usado para funciones de base de datos y punto.

Además, muchos de los cursos de entrenamiento y documentación son a menudo dedicados a una aplicación u otra, generalmente proporcionan pequeña información en los conceptos de integración.

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